Kegiatan-kegiatan yang menyangkut kegiatan operatif dalam administrasi sekolah antara lain kegiatan ketatausahaan, perbekalan kepegawaian, dan keuangan.
Kegiatan bidang administrasi kesiswaan yang dilakukan dalam tata usaha adalah berkenaan dengan proses penerimaan siswa baru dan pencatatannya, pembuatan dokumentasi data siswa dengan berbagai data kegiatannya dan pembuatan serta penyampaian laporannya.
Dengan melihat pada proses memasuki sekolah sampai siswa meninggalkannya, terdapat enam kelompok pengadministrasian, yaitu penerimaan siswa baru, pendataan siswa, laporan keadaan siswa, pencatatan prestasi, promosi dan mutasi, kenaikan dan penjurusan, serta kelulusan.
1. Penerimaan Siswa Baru
Khusus mengenai perencanaaan penerimaan siswa akan langsung berhubungan dengan proses penerimaan dan proses pencatatan atau dokumentasi data pribadi, aspek-aspek yang berkaitan dengan kemampuan akademik siswa dan aspek-aspek lain yang diperlukan dalam hal kurikuler maupun non-kurikuler.
Perencanaan penerimaan siswa harus dikaitkan dengan aspek kualitatif dan kuantitatif. Aspek kualitatif menyangkut masalah prestasi dan kepribadian siswa yang mengharuskan dilakukannya seleksi melalui berbagai bentuk tes. biasanya tes-tes masuk seperti ini dilakukan pada sekolah-sekolah yang peminatnya banyak sehingga diharapkan berkurangnya peserta tes, sekolah tetap mampu mencapai tujuan pendidikan dan memperoleh siswa yang berkualitas tinggi. Tes masuk bukan bermaksud untuk melarang siswa yang kualitas akademiknya kurang baik untuk masuk ke sekolah-sekolah unggulan, melainkan agar siswa tetap berpacu dengan semangat belajar tinggi untuk menunjukkan bahwa dirinya adalah seorang yang cerdas.
Penerimaan siswa dari segi kuantitatif menyangkut pada penentuan jumlah siswa yang akan diterima berdasarkan kemampuan menyelenggarakan proses pendidikan yang bersifat kurikuler dan ekstrakurikuler yang berdaya guna. Untuk itu, perlu ditetapkan terlebih dahulu kemampuan daya tampung sekolah untuk semua kelas dengan mempertimbangkan jumlah kelulusan dan yang keluar karena pindah atau karena putus sekolah.
Sekolah juga harus memperhitungkan kemungkinan penambahan kelas dan penambahan guru dan fasilitas kelas. Oleh karena itu, perencanaan seperti ini seharusnya dilakukan secara berkurun dan disusun secara tertulis sebagai hasil musyawarah dewan guru agar setiap orang merasa bertanggung jawab dalam melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan bersama itu. Dalam perencanaan, perlu dipertimbangkan pula mengenai keseimbangan dalam pembagian kelas antara jumlah siswa laki-laki dengan siswa perempuan agar terhindar dari kehidupan kelas yang pincang antara satu dengan yang lain dan tidak adanya kelompok-kelompok ekslusif yang tidak menguntungkan bagi perkembangan dinamika kelas.
Dalam kegiatan penerimaan siswa baru, seorang kepala sekolah membentuk panitia yang diangkat dengan surat Keputusan atau Surat Tugas. Panitia melalui ketuanya bertanggung jawab kepada kepala sekolah. Anggota-anggota tersebut terdiri dari guru-guru dan dilengkapi dengan pegawai administratif jika ada. Diharapkan kepala sekolah tidak menjabat sebagai ketua karena peran kepala sekolah di sini adalah sebagai pemberi pengarahan dan kontrol.
Tugas yang diemban oleh panitia penerimaan siswa baru merupakan tugas yang cukup berat dikarenakan menyangkut aspek kejujuran dan obyektivitas yang apabila dilanggar akan berakibat fatal bagi sekolah beserta proses pembelajarannya.
Adapun tugas-tugas panitia penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut:
a) Kegiatan-kegiatan tersebut mengandung aspek perencanaan, Mengeluarkan Surat Keputusan (SK)
b) Menentukan jumlah siswa yang akan diterima.
c) Menetapkan tanggal mulai dan akhir pendaftaran.
d) Memusyawarahkan dan menetapkan syarat-syarat pendaftaran serta mempublikasikan di berbagai media informasi.
e) Mempersiapkan formulir-formulir pendaftaran.
f) Mempersiapkan dan manggandakan soal-soal tes jika di sekolah tersebut diadakan tes masuk.
g) Mengatur tempat pendaftaran, tempat tes dan tempat mengoreksi hasil tes, serta menetapkan pengawas.
h) Melaksanakan pendaftaran dan tes masuk.
i) Mengumumkan hasil tes dan membagi kelompok kelas.
j) Menyusun laporan kepada kepala sekolah.
Kepala sekolah melaporkannya secara tertulis kepada Kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan kabupaten atau kotamadya pengorganisasian, koordinasi, serta control agar tidak terjadi penyimpangan. Di dalamnya terdapat pula kegiatan perbekalan yang menyangkut pengadaan, penyaluran, dan pemeliharaan peralatan yang diperlukan, keuangan dengan mengatur dan membukukan uang yang diperoleh dari SPP atau sumber lain.
2. Pendataan Siswa
Data siswa terdiri dari data yang bersifat tetap dan data yang dapat berkembang. Data-data tersebut diperoleh dari formulir pendaftaran yang sudah diisi. Data-data tersebut harus dihimpun dalam buku induk sebagai usaha pendataan yang bersifat kolektif dari sejak siswa pertama yang diterima di sekolah tersebut.komponen-komponen dalam buku induk meliputi keterangan tentang pribadi, tempat tinggal, kesehatan, latar belakang pendidikan, orang tua kandung, wali, kegemaran, kehadiran, perkembangan di sekolah, mutasi, akhir pendidikan, dan nilai rapor dan STTB .
Oleh karena banyaknya data yang harus ditampung, maka diperlukan buku pembantu atau Buku Nomor Urut Siswa yang hanya memuat catatan pokok, yakni tercatat semua siswa yang pernah belajar di sekolah tersebut baik yang tamat maupun berhenti atau pindah dan drop out.
Di samping itu, dibutuhkan pula buku Klapper, yaitu buku pelengkap buku induk yang dituliskan menurut abjad dan berfungsi untuk membantu petugas dalam menemukan atau mencari data dalam buku induk.
Di negara-negara maju masalah penyimpanan itu dapat diatasi dengan memasukkan data siswa ke dalam micro film sehingga menjadi kecil dan mudah dalam penyimpanan dan pemeliharaan.
3. Laporan Keadaan Siswa
Laporan merupakan aspek kontrol tidak langsung atau pengawasan dari jauh. Setiap kepala sekolah berkewajiban menyampaikan laporan mengenai keadaan siswa di sekolahnya masing-masing. Laporan tentang data keseluruhan siswa disampaikan sekurang-kurangnya setahun sekali dalam bentuk data kuantitatif dalam laporan berupa tabel.
Di samping laporan keadaan siswa secara keseluruhan, pada awal tahun ajaran setelah penerimaan siswa, kepala sekolah berkewajiban membuat dan menyampaikan laporan penerimaan siswa baru.
Di samping itu sekolah mempunyai tanggung jawab yang besar terhadap usaha mengembangkan kemajuan belajar siswa-siswanya. Kemajuan belajar ini secara periodik harus dilaporkan terutama kepada orang tua siswa. Ini semua merupakan tanggungjawab pimpinan sekolah. Oleh karena itu, pimpinan harus tahu benar-benar kemajuan belajar anak-anak di sekolahnya. Ia harus mengenal anak-anak beserta latar belakang masalahnya. Laporan hasil kemajuan belajar hendaknya tidak dianggap sebagai kegiatan rutin saja, tetapi mempunyai maksud agar orang tua siswa juga ikut berpartisipasi secara aktif dalam membina belajar anak-anaknya.
Laporan dalam hal ini berhubungan dengan peserta didik antara lain :
a) Statistik presensi siswa
b) Buku laporan keadaan siswa
c) Buku induk
d) Klapper
e) Buku daftar kelas
f) Buku laporan pendidikan (raport) catatan pribadi
g) Daftar presensi.
4. Pencatatan prestasi belajar
Pencatatan prestasi belajar merupakan pencatatan untuk seluruh sekolah, masing-masing kelas,dan ada yang untuk siswa sebagai perseorangan. Beberapa yang termasuk catatan prestasi belajar antara lain:
a) Buku daftar nilai, yaitu buku tempat mencatat nilai hasil belajar secara langsung dari kertas pekerjaan, ditangani guru mata pelajaran yang bersangkutan, dan memuat nilai semua siswa. Dari buku ini akan dihasilkan nilai akhir yang nantinya akan dimasukkan ke dalam buku rapor.
b) Buku legger, berisi kumpulan nilai untuk semua bidang studi yang diajarkan di sekolah dalam satu periode. Buku legger yang lengkap ada dua, yaitu legger kelas, dan legger sekolah.
c) Buku rapor, merupakan buku yang memuat laporan hasil belajar siswa selama mengikuti pelajaran di suatu sekolah. Buku rapor berfungsi sebagai laporan hasil kerja sekolah kepada orang tua atau wali siswa,di samping bagi siswa dapat memberi gambaran tentang kemampuan dirinya.
5. Promosi dan mutasi
Promosi atau kenaikan kelas adalah perpindahan siswa dari suatu kelas ke kelas lainnya yang lebih tinggi setelah memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu. Promosi/ kenaikan kelas dilaksanakan dengan berpedoman kepada norma-norma kenaikan kelas yang ditetapkan bersama antara semua guru dan kepala sekolah dalam rapat kenaikan kelas. Keputusan kenaikan kelas ini hendaknya diambil dari landasan yang mewakili sosok siswa secara utuh, baik ditinjau dari ranah kognitif, afektif, maupun psikomotornya.
Promosi harus dilaksanakan dengan sangat hati-hati dalam arti harus dipertimbangkan beberapa prinsip dasar yang periling, yaitu bahwa:
a) Promosi harus dilaksanakan atas dasar pertimbangan keadaan siswa secara pribadi.
b) Promosi harus mempertimbangkan aspek kognitif, afektif, dan psikomotor yang dicapai oleh siswa.
c) Promosi harus mempertimbangkan laju perkembangan prestasi yang dicapai siswa.
d) Promosi harus mempertimbangkan mata pelajaran-mata pelajaran yang akan ditempuh siswa di kelas yang lebih tinggi.
Mutasi merupakan perpindahan siswa dari satu sekolah ke sekolah lainnya karena alasan-alasan tertentu. Mutasi adalah hak setiap siswa, oleh karena itu sekolah harus dapat memberi kesempatan kepada siswanya yang akan menggunakan haknya itu. Mutasi harus dilakukan melalui prosedur tertentu dan dicatat oleh kedua sekolah, sekolah asal dan sekolah tujuan.
Mutasi siswa dimaksudkan sebagai perpindahan siswa baik di dalam sekolah sendiri ( mutasi intern), maupun ke luar sekolah (mutasi ekstern). Mutasi intern terjadi apabila siswa mengaami perpindahan kelas atau naik tingkat. Sedangkan mutasi ekstern yaitu mutasi yang terjadi apabila siswa keluar dari sekolah karena tamat belajar, berhenti mengikuti orang tua, dan sebagainya.
6. Kenaikan dan Penjurusan
Seorang murid dikatakan naik kelas apabila telah berhasil menyelesaikan standar kompetensi pembelajaran yang telah ditetapkan pada sekolah tertentu. Murid yang belum memenuhi kriteria ketuntasan minimal dapat mengikuti remedial sesuai dengan ketentuan sekolah, apakah remedial dilaksanakan diakhir ujian kompetensi, dan disela-sela pembelajaran kompetensi selanjutnya. Ataupun mengulang kembali dikelas awal (tidak naik kelas).
Petunjuk penjurusan dikeluarkan oleh Menteri pendidikan dan kebudayaan dan berlaku untuk seluruh Indonesia. Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan kebudayaan hanya membuat petunjuk pelaksanaannya saja. Hal-hal yang dipedomankan dari pusat mengenai penjurusan antara lain persyaratan penentuan murid dimasukkan kedalam jurusan-jurusan tertentu yaitu dengan memperhatikan faktor-faktor berikut:
a) Potensi murid, yaitu dilihat dari prestasi belajar ataupun tes bakat.
b) Minat murid
c) Daya tampung untuk setiap jurusan sekolah yang bersangkutan.
Dalam hal ini, Kanwil Depdikbud menentukan atau mengatur pelaksanaan tes bakat jika sekolah mengalami kesulitan dalam hal tersebut.
7. Kelulusan
Apabila siswa telah menamatkan (selesai dan lulus) semua mata pelajaran atau telah menempuh kurikulum sekolah dengan memuaskan, maka siswa berhak mendapatkan surat tanda tamat belajar dari kepala sekolah. Dalam hal yang demikian, siswa sudah tidak mempunyai hak lagi untuk tetap tinggal di sekolah yang bersangkutan karena dianggap telah menguasai semua mata pelajaran atau kurikulum sekolah.
Tamat belajar untuk sekolah menengah, pada dasarnya merupakan pencapaian salah satu tangga untuk pendidikan lebih lanjut, atau pencapaian suatu keterampilan yang dapat dipergunakan untuk menopang kehidupannya di masyarakat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar